Administración Industrial y General - HENRY FAYOL (Resumen) Parte II

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN:

PLANEAR : Programar Actividades.

ORGANIZAR: Buscar personal acorde a la actividad.

DIRIGIR: Indicarle al personal como, que y cuando debe hacer.

COORDINAR: Unir, relacionar los diferentes esfuerzos.

CONTROLAR: Procurar que todo se haga de acuerdo al plan.

1. PLANEAR / PREVER

Calcular el porvenir y prepararlo.

Programa de acción : Es un cuadro del futuro, las etapas a realizar, los medios que se van a utilizar, la linea de conducta a seguir. El programa de acción se basa en :

Los recursos de la empresa (QUE TENGO?) , inmuebles, herramientas,materias primas,capitales, personal, mercados,relaciones publicas etc.
La naturaleza e importancia de las operaciones en curso( COMO ESTAMOS / SIRVE O NO?).
Las posibilidades futuras que dependen de condiciones, técnicas,económicas, comerciales, financieras. (QUE PUEDO SER Y HACER?).

El programa de acción es indispensable, antes de actuar es necesario saber lo que se puede y no que se quiere.

Solo debe existir un programa a al vez, para evitar dualidad, confusión, y desorden. El programa si se puede subdividir como parte de un todo.

PROGRAMA GENERAL :

PROGRAMA FINANCIERO + PROGRAMA COMERCIAL+ PROGRAMA...

El programa debe tener continuidad , debe ser flexible ante las diferentes condiciones que va a enfrentar. El programa debe ser compatible con la incógnita y acercarse lo mas detallado posible a lo que se quiere, teniendo en cuenta la mayor cantidad de variables. De esa manera cuando se presente la eventualidad , acercarse a la solución sera lo mas eficiente posible.

PROGRAMA DE ACCIÓN:
Características Generales para un buen programa de acción.

Unidad
Continuidad
Flexibilidad
Precisión

QUE DEBE TENER:

1.PARTE TÉCNICA:

Concesiones - Inmuebles - Material
Explotación - Fabricación - Producción
Trabajos Nuevos - Mejoras
Conservación de los Inmuebles y del Material
Precio Costo

2.PARTE COMERCIAL:

Mercados
Productos Disponibles para la venta
Sucursales Acuerdos
Clientes - Importancia - Solvencia
Precio Venta

3.PARTE FINANCIERA:

Capital-Prestamos-Depósitos-Deudores
Activo Circulante - Aprovisionamientos-Mercancías-Fondos Líquidos
Activo Disponible
Reservas y Previsiones Diversas
Salarios
Acreedores- Proveedores
Amortizaciones-Dividendos-Banqueros

4.CONTABILIDAD

Balance
Perdidas y Ganancias
Estadísticas

5.SEGURIDAD

Medidas contra Accidente
Servicio de Guardias
Sanidad
Seguros

6.ADMINISTRACIÓN

Organización del Personal
Reclutamiento
Dirección-Coordinación-Control

El programa de acción facilita el uso de los recursos de la empresa y elige los mejores medios que emplear para llegar al objetivo. Reduce las falsas maniobras, cambios injustificados, mejoramiento de personal.

Instrumento de Gobierno:

El personal directivo que ejecute el plan de acción debe tener y conocer sobre:
El arte de manejar a los hombres
Mucha actividad
Cierto valor moral
Estabilidad laboral para los ejecutivos
Competencia Profesional
Experiencia general en los negocios.

2. ORGANIZAR

Es proveerla de todo lo que le es útil, para su funcionamiento: materias primas, capital y personal.

Organismo Material / Organismo Social

Constitución del cuerpo social (organismo Social)

Personal de la Empresa

Todos los cuerpos sociales de las diferentes empresas se asemejan asi sean de diferente especie. Para poder crear un cuerpo social útil no basta con agrupar hombres y distribuir funciones, es preciso saber adecuar el organismo a las necesidades, encontrar los hombres necesarios y poner a cada uno en su lugar donde puede rendir mas servicios.

ÓRGANOS DEL CUERPO SOCIAL

Grupo de Accionistas
Junta Directiva
Dirección General
Direcciones Regionales
Ingenieros Principales
Jefes de Servicios
Jefes de Taller
Contramaestre
Obreros

GRUPO DE ACCIONISTAS :

Encargados de nombrar los miembros de la junta directiva y comisarios verificadores de cuentas.
Reunión al menos 1 vez al año
Deliberar sobre propuestas de la Junta Directiva

JUNTA DIRECTIVA:

Poderes Estatutarios muy extensos.
Delegar funciones a la Dirección General que mas misma Junta Directiva nombra.
Apreciación de las propuestas de la Dirección General y ejercer control.

DIRECCIÓN GENERAL (Poder Ejecutivo)

Encargada de dirigir, conducir la empresa a su objeto, sacando el mejor partido posible de los recursos que dispone.

Redactar el programa de acción.
Reclutar el personal.
Ordenar el movimiento.
Asegurar y vigilar la ejecución de operaciones.

En ocasiones el Director General no tiene suficiente tiempo o simplemente no puede ocuparse de todas las responsabilidades al tiempo, por lo que solicita ayuda. LA ayuda se ve representada en la PLANA MAYOR , que son los consultores, consejeros, secretarios, juristas, financieros, comités consultivos.

PLANA MAYOR: Ayudan al Director General , pero no tienen poder ni subordinados. Solo responde al Director General, y no participan en la operación o ejecución. Un agente de Plana Mayor, puede o no ser, exclusivo de una empresa o solo darle algún tiempo de atenderla. Esta a disposición del Director y gracias a su intervención pueden ser satisfechas todas las obligaciones del director.

El Director General debe Investigar, observar, recoger y clasificar los hechos, interpretándolos y acogerlos a la empresa. (incorporar buenas practicas).

El Director General debe tener capacidad y competencias suficientes en la función especial característica de la empresa. No debe ser el experto técnico pero debe saber lo suficiente para poder tomar la decisión coherente y adecuada. Sensata.

El Director General debe tener las siguientes cualidades y conocimientos: (Importante cultivar estas (7) Cualidades para un buen Directivo :

Salud y vigor físico
Inteligencia y vigor intelectual : Fortalecer la Memoria.
Cualidades morales : Fortalecer el Carácter.

Disciplina
Voluntad reflexiva
Firme
Perseverante
Activo
Energía
Audacia
Sentimiento del deber
Preocupación por el interés general

Solida Cultura General :Conocimiento Holistico, Nociones de Todo el entorno.
Capacidad Administrativa (Planear, Organizar, Dirigir, Coordinar,Controlar)
Nociones generales sobre todas las funciones esenciales,conoce por nociones que hacen todos en la empresa.
La mas amplia competencia posible en la profesión especial característica de la empresa.

ORGANIGRAMA : Los cuadros de organización permiten saber quien es quien, que hace, cual es su posición en la empresa, que pasaría si no esta.

RECLUTAMIENTO: Las buenas elecciones están sujetas al tiempo, es decir, para saber si se hizo una buena elección,en el reclutamiento;

Un obrero se puede verificar en unas horas o días
Un Contramaestre solo se puede verificar al pasar semanas e incluso meses.
Un Jefe Directivo, solo se puede saber si fue bueno o no pasados unos años.

3. DIRIGIR

Una vez constituido el cuerpo social, se le debe hacer funcionar. Dirección.

Para cada jefe, la dirección consiste en sacar el mejor partido posible de sus agentes que componen su unidad, en interés de la empresa.

Dirigir se basa en ciertas cualidades personales y en el conocimiento de la administración. El jefe encargado de la dirección debe:

Tener conocimiento a fondo de su personal
Eliminar a los incapaces
Conocer los convenios de la empresa con sus agentes
Dar buen ejemplo
Realizar inspecciones permanentes
Hacer reuniones de seguimiento
No dejarse absorber por detalles
Hacer que reine en el personal la actividad, la iniciativa, y el empeño

1. TENER CONOCIMIENTO A FONDO DEL PERSONAL

En empresas con muchos empleados y subalternos, el director debe esforzarse por conocer a fondo a

los de la primera linea, y estos a su vez conocer a fondo a las lineas subsecuentes.

2. ELIMINACIÓN DE LOS INCAPACES

Es necesario salir del personal que entorpece o desmejora la calidad de la empresa. Incluso las personas de edad adulta que tengan una alta influencia sobre otras personas de la compañía y generen mala influencia sobre estos deben ser sustituidos por que empezaran a entorpecer el trabajo. Se pueden hacer estos despidos compensando con bonificaciones.

3. CONOCIMIENTO EXACTO DE LOS CONVENIOS QUE LIGAN A LA EMPRESA CON SUS AGENTES

El jefe debe velar por la ejecución y cumplimiento de dichos convenios. Ética.
Defender la empresa, pero defender al trabajador también, es por eso que debe conocer muy bien los estatutos y convenios. Deber y Equidad.

4. EL BUEN EJEMPLO DEL JEFE

Todo buen jefe tiene el poder de hacerse obedecer. Pero no por temor o represiones. Algunos jefes logran obtener obediencia, la actividad, el celo a través de uno de los medios de sugestión mas eficaces. EL EJEMPLO.

Puntualidad
Activo Valeroso
Entusiasta
Amabilidad en el Trabajo

Pero el mal ejemplo puede llegar a ser muy contagioso, y si parte del mismo jefe, los subalternos no dudaran en replicarlo.

5. INSPECCIONES PERIÓDICAS DEL CUERPO SOCIAL

Se deben hacer reuniones periódicas de funciones y responsabilidades (anuales). Se pueden tomar mediciones del desempeño para tener una idea general del avance y funciones desempeñadas por cada puesto, mirar falencias y hacer las respectivas correcciones. Uso de cuadros sinópticos.

6. CONFERENCIAS E INFORMES

Reúne un jefe entorno suyo a sus principales colaboradores directos , el jefe puede exponer un programa, recoger las ideas de todos , tomar una decisión asegurarse de que sus ordenes se han comprendido y que cada cual conozca la parte que debe tomar en su ejecución. Todo esto a un tiempo 10 veces menor en el que llegue al mismo resultado sin conferencia o reunión.

Una reunión da seguridad y fuerza. El jefe debe saber todo lo que ocurre. Adicionalmente se deben tomar informes escritos y verbales.

7. NO DEJARSE ABSORBER POR LOS DETALLES

Esta mal de un jefe:

Consagrar mucho tiempo a detalles que sus agentes subalternos podrían desarrollar , incluso mejor que el.
No atender problemas importantes que requieran solución (Procrastinar)
No debe ocuparse personalmente de todo. Evitar el " Si no lo hago yo, entonces no quedara bien hecho"

Aunque parezca que un jefe este desocupado, es necesario que el jefe tenga tiempo suficiente para pensar en como debe proceder y llevar la dirección de la empresa y realizar todos los asuntos precisos de esta función.

Los subordinados y la Plana Mayor están para descargar de funciones al Jefe. En realidad un jefe jamas tendrá tiempo, ni fuerza para todos los asuntos en detalle. Pero si es su responsabilidad considerar los detalles mas importantes.

8. HACER QUE REINE EN EL PERSONAL LA UNIÓN, LA ACTIVIDAD, LA INICIATIVA Y EL EMPEÑO

El jefe debe contribuir a la unión de personal y evitar la división, evitar dualidades de mando , atribuciones mal definidas, reproches no merecidos.

La iniciativa la puede desarrollar en sus subordinados dándoles mayor intervención bajo vigilancia atenta por parte del jefe permitiendo igual alguna faltas menores. Guiándolos discretamente , sin intervención directa. Alentarlos con elogios oportunos.

Enemigos de la Iniciativa y el entusiasmo:

Rechazar o posponer toda propuesta
Recibirlas con distracción y desdeño

4. COORDINAR

Armonía entre todos los actos de una empresa con objeto de facilitar su funcionamiento y su éxito.
Es tener en cuenta en una operación cualquiera (técnica, comercial, financiera,etc), las obligaciones y las consecuencias que esta operación entraña para toda las funciones de la empresa.

Es dar al organismo material (Maquinaria) y al organismo social (Personas), las proporciones que conviene para que puedan realizar su función de una forma segura y económica.

Es darle proporción a:

Los gastos y a los recursos financieros.
Espacios útiles de trabajo para la operación
Aprovisionamiento al consumo
Ventas a la producción

Es construir la casa ni demasiado pequeña, ni demasiado grande, adaptar la herramienta al empleado, la vía al vehículo, los procedimientos de seguridad a los peligros.

En una empresa bien coordinada se comprueban los siguientes hechos:

Aprovisionamiento sabe lo que debe suministrar, y en que momento.
Producción sabe lo que se requiere.
Mantenimiento conserva el material y las herramientas en buen estado.
Finanzas procura los capitales necesarios
Seguridad asegura la protección de los bienes y personas.
Operaciones se realizan con orden y seguridad.

En cada servicio, las divisiones y subdivisiones son informadas puntualmente en cuanto a la parte que han de tomar en la obra común y la ayuda mutua que deben prestarse.
Reunión continua para seguimiento de los programas
Cada servicio debe solo preocuparse por dar su resultado, sin inmiscuirse en los otros.
Llamado constante al cumplimiento de sus obligaciones para con la empresa y para con todos los miembros del cuerpo social.

Para coordinar es indispensable las reuniones semanales, incluso mejor si son diarias, para lograr que el programa se realice tal cual fue planeado y a medida que se van ejecutando las actividades.

REUNIÓN: Trata de asegurar la armonía de los actos y la convergencia de los esfuerzos.

Como va la marcha?
Que dificultades se ha encontrado?
Que asistencia o ayuda requiere?
Que soluciones propone?

El jefe director solicita la opinión de todos y luego se toman decisiones.
No puede excluirse ningún tema de la reunión y se deben anotar todas las actividades que se realizaran a través de un ACTA terminada cada sesión, y es responsabilidad volver a leerla en la reunión siguiente.

Las reuniones permiten en un tiempo relativamente corto que el director escuche de cada uno de los jefes de área el estatus respectivo y quedar informado de la marcha general de los negocios para poder tomar decisiones, y a su vez decirle a los jefes que deben realizar para que puedan rendir cuenta de sus acciones en la próxima reunión.

El director de antemano a la reunión debe:
Preparar la reunión, anotando las preguntas que quiere hacer.
Vigilar la redacción del Acta.

La interacción debe ser cortés e interesante.
Las reuniones refuerzan y aseguran la unidad de la dirección y la convergencia de esfuerzos, también hacen ver quien es el que manda y quien debe obedecer.

5. CONTROLAR

Comprobar si todo esta ocurriendo conforme al programa(plan), a las ordenes entregadas a los subalternos y a los principios admitidos.

Señalar faltas y errores para que se puedan reparar y ejecutar nuevamente sin inconvenientes.

El control se realiza sobre todo, inmuebles, maquinaria, personas y actuaciones.

Debe asegurarse:

Punto de vista Administrativo:

Que el programa existe, que se aplica y se mantiene al día (Actualizado)
Que el organismo social esta completo.
Que los cuadros sinópticos se emplean.
Que la dirección se ejerce
Que las reuniones se realicen.

Punto de vista Comercial:

Que las materias primas que entran y salen son exactamente apreciadas en cantidades, calidades, y precios.
Inventarios bien hechos.
Atentos a los compromisos

Punto de vista Técnico:

Observar la marcha de las operaciones.
Resultados, desigualdades,estado de conservación.
Funcionamiento del personal
Funcionamiento de Maquinas

Punto de vista financiero

Control sobre los libros, la caja
Sobre los recursos y las necesidades
Sobre el empleo de los fondos

Punto de vista Seguridad:

Proteger los bienes
Proteger Personas

Punto de vista de Contabilidad

Comprobar que los documentos necesarios lleguen rápidamente.
Obtener una visión clara de la empresa. El control encuentra en los libros, las estadísticas y en los diagramas buenos elementos de verificación.

Cada servicio debe revisar a sus agentes internos y el director revisa el conjunto.

El control se debe realizar de forma oportuna y en caso de fallas debe tener sanciones.

El verificador debe ser una persona imparcial.

Un verificador debe tener:
Competencia
Sentimiento del deber
Independencia con respecto al intervenido
Juicio y Tacto

Resumen, Parafraseado

Autor: Henry Fayol

Titulo:Administración Industrial y General

Año:1916

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